De samenwerking in je team continu verbeteren: dat wil iedereen, toch? Continu verbeteren betekent immers dat je met elkaar, in je team, steeds beter samenwerkt. En daardoor sneller resultaat haalt. Of een waardevoller resultaat. Of op een leukere manier. Of al die dingen bij elkaar. Wat ik alleen merk is dat er bij teams aan het begín van een samenwerking vaak wel veel aandacht is voor dit onderwerp, maar gaandeweg toch vaak de waan van de dag en individuele belangen gaan overheersen. De manier waaróp je met elkaar samenwerkt en hoe dat steeds beter kan, verdwijnt naar de achtergrond. Het lukt dan niet om de samenwerking echt te verbeteren. Hoe lukt het dan wel? Door continu verbeteren onderdeel te maken van het dagelijks werk en jullie samenwerking. Hier leg ik uit hoe.
Je herkent dit vast wel: aan de start van een nieuw project is de energie hoog in het team. Je hebt er samen zin in, steekt tijd in afspraken maken met elkaar en doet (als dat nodig is) je best elkaar nog beter te leren kennen.
Vaak lukt het alleen niet om dat vast te houden. De afspraken die jullie maakten verdwijnen een beetje naar de achtergrond. Er ontstaan irritaties omdat de dingen niet helemaal gaan zoals verwacht. De energie zakt weg…
Het gevolg is dat je in het team meer naast elkaar werkt dan met elkaar. Terwijl de kracht er nou juist in zit, dat je met elkaar meer weet en verder komt dan alleen.
Doordat je minder aandacht hebt voor de samenwerking, worden veel dingen niet uitgesproken. Terwijl die de samenwerking wél in de weg staan. Daarnaast krijgen aannames vrij spel: ‘Hij zal wel dit bedoelen’ of ‘Het zal wel daardoor komen dat..’ Daardoor haal je met elkaar niet de resultaten die je voor ogen had.
- Hoe voorkom je dat dit gebeurt?
- Hoe zorg je ervoor dat je de aandacht voor de samenwerking vasthoudt?
- Zodat je resultaten als team hoog blijven en zelfs steeds beter worden?
Het antwoord: door er continu aandacht aan te besteden.
Door in een regelmatig ritme stil te staan bij de samenwerking. Bijvoorbeeld elke twee weken op een vaste tijd, als een soort ‘cadans’, aandacht geven aan resultaten in de samenwerking. Waar willen we met elkaar naartoe? Hoe gaan we daar met elkaar naartoe? Wat hebben we van elkaar nodig? Hoe gaan we met elkaar om? Welke patronen zijn helpend en welke zijn vooral niet helpend en hebben we te doorbreken? Wat helpt ons om patronen te doorbreken?
Dit klinkt misschien logisch, maar gebeurt zelden. De inhoud is immers vaak het centrale onderwerp als je als team samenkomt. Maar aandacht voor de manier waaróp je samenwerkt heeft minstens, zo niet meer, invloed op wat je met elkaar bereikt. Van ‘continu verbeteren’ naar ‘continu verbeteren en samenwerken’.
Geen besluiten nemen is funest voor de energie
Neem het voorbeeld van besluiten nemen. Hoe vaak gebeurt het wel niet dat vergaderingen worden afgesloten, zonder dat er echt een besluit is genomen? Dan is een uur met elkaar over de inhoud gesproken, maar wat je daarna gaat doen, dat weet niemand. Dat is funest voor de energie in een team. Dit leidt dan vaak tot onderlinge frustraties als dit bij iedere vergadering gebeurt. We herkennen dat de energie wegzakt en dat besluitvorming niet efficiënt gaat. Of effectief want vaak komt er wel een zuchtend besluit.
Bij een goede samenwerking is het belangrijk dit patroon als team te leren herkennen. Zodat je daarna met elkaar bespreekt wat je als team te doen hebt om wel tot efficiënte en effectieve besluitvorming te komen. Het inzetten en toepassen van besluitvormingsmethodieken teams gericht trainen in het gedrag wat hierbij passend is, helpt teams verder.
Maak samenwerking meetbaar
Het mooie is, dat samenwerking te meten is! Door te werken met hele korte simpele meting, krijg je goed zicht op de patronen in je team die jullie resultaten in de weg staan. Dan heb je concrete handvatten voor wat je met elkaar anders kan doen om het samenwerken nog leuker en resultaatgerichter te maken. Zoals bijvoorbeeld het gedrag en de stappen om te komen tot een meer effectieve besluitvorming. Doordat alle teamleden op vaste momenten de meting invullen ontstaat er een trendlijn, met focus op verbetering naar de doellijn.
Want je werkt ergens naartoe als team, je wil iets bereiken met elkaar. Als je dan elke keer even een thermometer in ‘samenwerking’ kan steken, dan kun je gericht bespreken hoe het gaat en wat er beter kan. Dan ga je continu verbeteren als team. Dan zie je ook de voortgang die je maakt en ontstaat een ritme van evalueren, leren en reflecteren.
Dus hoe lukt het om samenwerking in teams continu te verbeteren?
Níet door alleen aan het begin en/of het eind van een project aandacht te besteden aan de samenwerking en jullie functioneren als team.
Wél door ‘samenwerken’ echt onderdeel te maken van je werk en continu verbeteren. En te zorgen dat je in een regelmatig ritme (cadans) samenkomt.
Door gebruik te maken van metingen maak je zelf, als team, het gedrag van jullie team inzichtelijk. Zie je welke teampatronen jullie in de weg staan en kun je die patronen met elkaar doorbreken. Pas dan kun je echt efficiënt en plezierig werken aan continu verbeteren en ga je ook betere resultaten halen.
Leuk als je reageert
Herken je wat ik beschrijf? Dat je in de samenwerking in teams met hoge energie begint en gaandeweg energie verliest? En dat jullie moeilijk tot efficiënte besluitvorming komen? Hebben jullie zelf ervaringen hoe je teampatronen doorbreekt? Ik ben benieuwd naar jullie voorbeelden. Schroom niet mij een berichtje te sturen als je vragen hebt.